Öğrenci Staj Hareketliliği Süreçler ve Formlar
1. Duyuruların Oluşturulması ve Başvuruların Alınması
| Süreçler | Belgeler ve Formlar |
| Dış İlişkiler Kurum Koordinatörlüğü tarafından Akademik Takvime uygun olacak şekilde duyuru ilanları oluşturur. | Akademik Takvim |
|
Duyuru ilanlarının oluşturma süreci "Erasmus+ Ana Eylem 1: Bireylerin Öğrenme Hareketliliği " çerçevesinde yerine getirilir. |
|
| Başvuru ilanları 21 gün süre ile kurumsal web sayfası üzerinden duyuru şeklinde ilan edilir. | https://erasmus.trabzon.edu.tr/ |
| Duyuru süreci sonrasında Ulusal Ajans tarafından oluşturulan portal üzerinden 15 gün boyunca başvuruların alınması sağlanır. | https://turnaportal.ua.gov.tr/ |
2. Başvuruların Uygunluğunun Denetlenmesi ve Yabancı Dil Sınavının Organizasyonu
| Süreçler | Belgeler ve Formlar |
| Başvuru platformu üzerinden gerçekleştirilen başvuruların Seçim Komisyonu tarafından denetlenmesi sağlanır. | Erasmus+ Seçim Komisyonu |
| Seçim Komisyonu tarafından gerçekleştirilen denetleme işlemine bağlı olarak yabancı dil sınavına girecek öğrenciler ilan edilir. | https://erasmus.trabzon.edu.tr/ |
| Yabancı Dil Sınav Komisyonu tarafından duyurularda belirtilen yer ve tarihte yabancı dil yazılı sınavı gerçekleştirilir. | Yabancı Dil Sınav Komisyonu |
| Yabancı Dil Sınav Komisyonu tarafından gerçekleştirilen yazılı dil sınavı puanları yayınlanır ve sözlü sınav için öğrenciler belirlenir. | https://erasmus.trabzon.edu.tr/ |
| Yabancı Dil Sınav Komisyonu tarafından gerçekleştirilen yazılı dil sınav puanlarına öğrenciler tarafından varsa itirazlar alınır. | İtiraz Dilekçesi Örneği |
| Yabancı Dil Sınav Komisyonu tarafından duyurularda belirtilen yer ve tarihte yabancı dil sözlü sınavı gerçekleştirilir. | Yabancı Dil Sınav Komisyonu |
| Yabancı Dil Sınav Komisyonu tarafından gerçekleştirilen yazılı ve sözlü dil sınav puanlarına bağlı Erasmus+ Dil Puanları yayınlanır. | https://erasmus.trabzon.edu.tr/ |
| Yabancı Dil Sınav Komisyonu tarafından gerçekleştirilen dil sınav puanlarına öğrenciler tarafından varsa itirazlar alınır. | İtiraz Dilekçesi Örneği |
3. Ön Değerlendirme Sonuçlarının İlan Edilmesi
| Süreçler | Belgeler ve Formlar |
| Seçim Komisyonu tarafından yabancı dil sınav puanı ve akademik ortalamaya bağlı olarak ön değerlendirme sonuçları ilan edilir. | https://erasmus.trabzon.edu.tr/ |
| Ön değerlendirme sonuçlarına istinaden feragat etmek isteyen öğrenciler olması halinde feragatlar alınır. | Feragat Dilekçesi Örneği |
| Hareketlilik sağlanacak kurumun talep etmesi ihtimaline yönelik olarak YDYO'dan dil sonuç belgeleri talep edilir. | Dil Sonuç Belgesi |
4. Nihai Değerlendirme Sonuçlarının İlan Edilmesi
| Süreçler | Belgeler ve Formlar |
| Seçim Komisyonu tarafından yabancı dil sınav puanı, akademik ortalama ve feragatlere bağlı olarak nihai değerlendirme sonuçları ilan edilir. | https://erasmus.trabzon.edu.tr/ |
| Nihai değerlendirme sonucuna göre hareketlilik yapmaya hak kazanan öğrenciler ile oryantasyon toplantısı gerçekleştirilir. | https://erasmus.trabzon.edu.tr/ |
| Staj hareketliliği kapsamında hareketlilik yapmaya hak kazanmış öğrencilerin hibe ödemeleri için Ziraat Bankası Euro Hesabı açılmalıdır. | Ziraat Bankası Euro Hesabı |
5. Staj Hareketliliği Kapsamında Hareketlilik Öncesinde Doldurulması Gereken Belgeler
| Süreçler | Belgeler ve Formlar |
| Checklist: Erasmus+ Staj Hareketliliği programı kapsamında yurtdışına çıkmadan önce hazırlayanarak koordinatörlüğe teslim edilmesi gereken belgeleri gösteren belgedir. | Kontrol Çizelgesi Belgesi |
| Başvuru Dilekçesi: Staj Hareketliliği kapsamında öğrenciler tarafından başvuruların gerçekleştirilmiş olduğu platform üzerinden başvuru formu alınarak koordinatörlüğe teslim edilir. | https://turnaportal.ua.gov.tr/ |
| İngilizce Transkript: Öğrenci İşleri Daire Başkanlığından ya da e-devlet platformu üzerinden güncel ingilizce transkriptin temin edilerek koordinatörlüğe teslim edilir. | İngilizce Transkript |
| Davet Yazısı (Letter of Acceptance / Invitation): Bu evrak başvurunuzu takiben başvurduğunuz kurum ya da kuruluş tarafından size gönderilmesi gereken resmî bir davet yazısıdır. Orijinal nüshasının yanı sıra en az iki yedeğinin de yanınızda olmasında fayda vardır. Bazı konsolosluklar belgenin orijinal kopyasını talep edebilirler. | Davet Yazısı Örnek Formu |
| Staj Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement for Traineeship): Başvurunuzu kabul eden kurum ya da kuruluş ile TRÜ arasında imzalanması gereken ve staj kapsamında yapılacak faaliyetleri ve stajla ilgili bazı detayları içeren bir belgedir. Formatı Avrupa Komisyonu tarafından belirlenmiştir. Bu belge staj faaliyetiniz başlamadan önce her iki kurum tarafından imzalanmak zorundadır. Her iki kurum tarafından imzalanmış halinin taranmış kopyası koordinatörlüğe teslim edilmelidir. | Staj Öğrenim Anlaşması |
| Staj Tanınma Belgesi: Erasmus+ Staj Hareketliliği kapsamında öğrenci tarafından yurtdışında yapılan staj faaliyetinin karşı kurumca başarılı sayılması durumunda TRÜ'de staj yerine sayılacağını gösteren belgedir. İki nüsha olarak hazırlanmalıdır ve 1 nüshası öğrencide kalmalı 1 nüshası ise Koordinatörlüğe teslim edilmelidir. | |
| Öğrenci Staj Hareketliliği Sözleşmesi: Erasmus+ staj öğrencisi ile gönderen kurum olan TRÜ arasındaki hakların neler olduğunu gösteren bir metindir. Yurtdışına çıkmadan hazırlanması gerekir. Form üzerinde sarı renkli bölümleri kendi bilgilerinize göre doldurunuz. Koordinatörlüğe her sayfası ıslak imzalı olacak şekilde orijinal kopyanın teslim edilmesi zorunludur. | Öğrenci Sözleşmesi |
| Sigorta Poliçesi Kopyası: Yurtdışında geçerliliği olan Özel Sağlık Sigortası ve Seyahat Sigortası yaptırmak hem öğrenim hem de staj hareketliliği için zorunludur. Yurtdışında geçerliliği olan Mesuliyet Sigortası ve Kaza Sigortası yaptırmak staj hareketliliği için zorunlu ancak öğrenim hareketliliği için isteğe bağlıdır. Sigorta fiyatları ve kapsamları hakkında detaylı bilgi dilenen bir sigorta acentasıyla irtibata geçilerek edinilebilir. Sigorta yaptırılması öğrencinin kendi yükümlülüğüdür. | Sigorta Poliçesi Kopyası |
| Pasaport Alımı için Yazı: Bu belge 25 yaşından büyük öğrenciler için gereklidir. 25 yaşından küçük öğrencilerin bu belgeye gerek kalmadan harçsız pasaport alma hakları vardır. Ancak bu belgenin aynı zamanda rektörlük görevlendirmesi alması gereken ve yurtdışına Erasmus+ kapsamında çıkacak olan araştırma görevlileri tarafından da doldurularak görevlendirme alabilmek için ilgili birimlere teslim edilmesi zorunludur. | Pasaport Alımı için Yazı |
| Harçsız Pasaport için Dilekçe: Bu belge 25 yaşından büyük öğrenciler için gereklidir. 25 yaşından küçük öğrencilerin bu belgeye gerek kalmadan harçsız pasaport alma hakları vardır. Pasaport alımı için yazı ile beraber Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına teslim edilmelidir. | Pasaport Alımı için Dilekçe |
| Kredi ve Yurtlar Kurumu için Yazı: Eğer devlet yurdunda kalıyorsanız, Kredi ve Yurtlar Kurumu tarafından Erasmus+ öğrencisi olduğunuzu gösteren bir belge talep edilmesi durumunda, bu belgeyi kendinize göre düzenleyerek ilgili kuruma teslim edebilirsiniz. Belgeye faaliyet tarihlerinizi yazarken mutlaka örnekte olduğu gibi başladığı tarihte bitecek şekilde bir süre yazmanız gerekiyor. | KYK için Öğrenci Yazısı |
| Vize İçin Konsolosluklara Yazı: Vize alımı için hazırlanması gereken belgedir. Konsolosluk tarafından talep edilmesi durumunda teslim edilir.Erasmus+ kapsamında seçildiğinizi ve aylık ne kadar burs alacağınızı gösterir. İlgili belge öğrencinin başvuru yapmış olduğu sistem üzerinden talep edilmek koşuluyla temin edilir. | https://turnaportal.ua.gov.tr/ |
| Vize Fotokopisi: Pasaport içine işlenen vize sayfasının fotokopisi veya taranmış hali e-posta ile koordinatörlüğe teslim edilmelidir. | Vize Fotokopisi |
6. Staj Hareketliliği Kapsamında %80 Ödemelerin Gerçekleştirilmesi
| Süreçler | Belgeler ve Formlar |
| Staj hareketliliği kapsamında teslim edilmesi gereken evrakların eksiksiz olarak tesliminin Seçim Komisyonu tarafından denetlenmesi sağlanır. | Erasmus+ Seçim Komisyonu |
| Staj hareketliliği kapsamında teslim edilmesi gereken evrakların eksiksiz olması halinde hareketlilikten en geç 3 iş günü önce ödeme sağlanır. | %80 Hibe Ödemesi |
7. Staj Hareketliliği Kapsamında Hareketlilik Sonrasında Doldurulması Gereken Belgeler
| Süreçler | Belgeler ve Formlar |
| Staj Sertifikası (Traineseship Certificate): El yazısı ile doldurulan belgeler kabul edilmemektedir. Öğrenci tarafından doldurulup yurtdışından dönmeden önce firma yada üniversiteye imzalatılıp mühürletilmesi gerekir. Belge üzerindeki ' Evaluation of the Trainee' bölümü mutlaka doldurulmak zorundadır.Bu kısım boş olan belgeler kabul edilmeyecektir. Belgenin ıslak imzalı ve mühürlü hali koordinatörlüğe teslim edilmelidir. | Staj Sertifikası |
| Staj Dönüşüm Belgesi: Yurtdışından dönüş yapıldıktan sonra hazırlanması gerekir. Erasmus+ Staj Hareketliliği kapsamında öğrenci tarafından yurtdışında yapılan staj faaliyetinin karşı kurumca başarılı sayılması durumunda TRÜ'de staj yerine sayılacağını gösteren belgedir. Belgenin bir nüshası transkripte işlenmesi için Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına ve bir nüshası mutlaka koordinatörlüğe ulaştırılmalıdır. | |
| Nihai Transkript: Staj faaliyeti TRÜ’de not döküm belgesine işlendikten sonra öğrenci tarafından Öğrenci İşlerinden transkript alınıp Koordinatörlüğe teslim edilmesi gerekmektedir. Belge üzerinde yurtdışında yapılan staj faaliyetlerinin orjinal isimleriyle yer alması zorunludur. | Nihai Transkript |
| Pasaport giriş-çıkış sayfasının fotokopisi: Öğrencinin hareketliliği gerçekleştiriğini gösteren belgedir. Bu belge yerine öğrenciden e-devlet üzerinden temin edilebilen yurda giriş çıkış belgesi de talep edilebilir. | Hareketlililk Göstergesi |
| Öğrenci Nihai Raporu: Yukarıdaki belgeler öğrenci tarafından tamamlandığında herbir öğrenci Avrupa Komisyonu'na raporlanacaktır. Raporlama işlemi tamamlandığında sistem tarafından e-posta adresinize nihai rapor ile ilgili bir e-posta gönderilecektir. Raporu tamamladığınızda geriye kalan hibeniz ödenecektir. | https://erasmus-plus.ec.europa.eu/ |
| Faaliyetin Tamamlandığını Gösteren Yazı: Türkiye'ye dönüş yaptıktan sonra Kredi ve Yurtlar Kurumu tarafından veya başka bir kurum tarafından Erasmus+ faaliyetinizi tamamladığınızı gösteren bir belge talep edilmesi durumunda ekteki belgeyi kendinize göre düzenleyerek imzalanması için koordinatörlüğe teslim etmeniz gerekmektedir. | Faaliyet Tamamlandı Yazısı |
| Staj Hareketliliği Memnuniyet Formu: Staj hareketliliğini tamamlayan öğrencilerin hareketlilik yapmış olduğu kurumu akademik kalite, bilgi ve destek ve konaklama ve altyapı gibi faktörlere bağlı olarak değerlendirdiği, kişisel deneyimini betimlediği ve Erasmus+ değişim sürecine yönelik önerilerini içeren ilgili formu doldurması beklenmektedir. | Staj Hareketliliği Memnunyet Formu |
8. Staj Hareketliliği Kapsamında %20 Ödemelerin Gerçekleştirilmesi
| Süreçler | Belgeler ve Formlar |
| Staj hareketliliği kapsamında teslim edilmesi gereken evrakların eksiksiz olarak tesliminin Seçim Komisyonu tarafından denetlenmesi sağlanır. | Erasmus+ Seçim Komisyonu |
| Staj hareketliliği kapsamında teslim edilmesi gereken evrakların eksiksiz olması halinde hareketlilikten en geç 30 iş günü sonra ödeme sağlanır. | %20 Hibe Ödemesi |
