Her bir öğrenci dosyasında aşağıdaki belgelerin mutlaka bulunması gerekmektedir. Ancak aşağıda belirtilenler haricinde, yükseköğretim kurumu, faaliyetle ilgili olarak kendi kurumu içerisinde ihtiyaç duyduğu belgeleri de dosyada muhafaza edebilir.

Faaliyet Sona Erdikten Sonra Tamamlanan Belgeler

1 - Misafir olunan kurum tarafından öğrenciye verilen, öğrencinin faaliyet başlangıç ve bitiş günlerini gösteren, misafir olunan kurum tarafından onaylı, Öğrenim/Staj Anlaşmasının “faaliyet sonrası” bölümü. Faaliyet tarihlerini gösteren ayrı bir belge düzenlenmesi ve misafir olunan kurum tarafından onaylanmış olması halinde bu belgeler de kabul edilir.

2 -  Katılım Sertifikası (Certificate of Attendance)

Yurtdışından dönmeden önce karşı üniversiteden talep edilmelidir. Belgenin ıslak imzalı orijinal kopyası ofisimize teslim edilmelidir. Belgenin üzerinde gün/ay/yıl formatında Erasmus+ faaliyetinizin başlangıç ve bitiş tarihleri yer almalıdır ve belge karşı kurumdan imzalı ve mühürlü olmalıdır. Yurtdışındaki üniversiteler genelde öğrencilere kendileri hazırlayıp kendi formatlarında katılım sertifikası vermektedirler ancak sizden örnek belge yada format isterlerse ekteki belgeyi kullanabilirsiniz. 

3 - Öğrencinin Faaliyete İlişkin Başarı Durumunu Gösteren Belge

Öğrenim hareketliliği için: Yurtdışındaki eğitim dönemine ilişkin not çizelgesi

Staj hareketliliği için: Staj faaliyetindeki başarı değerlendirmesini gösteren Staj Anlaşmasının “Evaluation of the Trainee” bölümü

4 - Nihai Ders Sayıştırma ve Not Dönüşüm Belgesi

Lisans Öğrencileri İçin Nihai Ders Sayıştırma ve Not Dönüşüm Belgesi

Lisansüstü Öğrencileri İçin Nihai Ders Sayıştırma ve Not Dönüşüm Belgesi

Yurtdışından dönüş yapıldıktan sonra hazırlanması gerekir. Bu belgenin hazırlanması için bölüm Erasmus+ koordinatörü ile iletişime geçilmelidir.Karşı üniversitede alınan notların TRU not sistemine dönüştürüldüğü belgedir. Belgenin bir nüshası notların sisteme girilmesi için Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına ve bir nüshası mutlaka Dış İlişkiler Ofisine ulaştırılmalıdır.

5- Öğrenci Anketi

Yararlanıcı Modülü kullanılarak öğrencilerden çevirim içi AB anketini (EU Survey) doldurmaları istenir. Faaliyetleri tamamlanan öğrencilerin anketi doldurması gerekmektedir.

6 - Çevrimiçi Dil Sınavı

Faaliyetlerini tamamlayan öğrencilerin “EU Academy” sistemi üzerinden dil sınavlarına girmeleri gerekmektedir.

7 - Öğrenci döndükten sonra derslerin yükseköğretim kurumları tarafından tanındığını gösteren nihai transkript ve/veya varsa Diploma Eki örneği

8 - Pasaport giriş-çıkış sayfasının fotokopisi