1) Kabul (Davet) Mektubu (Invitation-Acceptance Letter): Yurtdışında ziyaret edilmek istenen kurumun yetkilileriyle yazışıp onaylı bir kabul yada davet mektubu alınmalıdır.Taranmış halinin çıktısı yeterlidir.

2) Ders Verme Hareketliliği Anlaşması (Teaching Mobility Agreement):Yurtdışında yapılacak faaliyetleri gösterir. Yurtdışına çıkılmadan önce hem TRÜ hemde karşı kurum tarafından imzalanmış ve mühürlenmiş hali ofisimize teslim edilmelidir. Taranmış halinin çıktısı yeterlidir. Belge üzerinde en az 8 saat ders verildiği yazılı olmalıdır.

3) Ziraat Bankası Euro Hesabı: Gitmesi kesinleşen asil durumundaki öğretim üyelerinin kendilerine ödeme yapılabilmesi için Ziraat Bankası'ndan Euro hesabı açtırarak aşağıda yer alan Personel Hibe Sözleşmesi'ne hesap bilgilerini işlemeleri gerekmektedir.

4) Personel Hibe Sözleşmesi: Öğretim üyesi tarafından doldurularak imzalı şekilde faaliyet başlamadan önce ofisimize teslim edilmesi gerekmektedir. Islak imzalı orjinal kopyası gerekir. Hibe hesaplama yöntemi hakkında bilgi almak için tıklayınız. 

5) Rektörlük Görevlendirme Yazısı: Herbir öğretim üyesinin faaliyet başlamadan önce görevlendirme işlemlerini başlatıp belgenin bir kopyasının ofisimize ulaşmasını sağlaması gerekmektedir.Taranmış halinin çıktısı veya fotokopisi yeterlidir.

6) Dil Sonuç Belgesi: YDS, TOEFL, IELTS veya başka bir dil sınavından alınmış sonuç belgesinin 1 kopyasının ofise teslim edilmesi Ulusal Ajans tarafından talep edilmektedir.Fotokopisi veya taranmış halinin çıktısı yeterlidir.
 
HATIRLATMA: %80 oranındaki ilk ödemenin zamanında yapılabilmesi için tüm belgelerin yurtdışına çıkıştan en az 15 gün önce ofisimize teslim edilmesi tavsiye edilmektedir.