1) Kabul (Davet) Mektubu (Invitation-Acceptance Letter): Yurtdışında ziyaret edilmek istenen kurumun yetkilileriyle yazışıp onaylı bir kabul yada davet mektubu alınmalıdır.Taranmış halinin çıktısı yeterlidir.

2) Ders Verme Hareketliliği Anlaşması (Teaching Mobility Agreement):Yurtdışında yapılacak faaliyetleri gösterir. Yurtdışına çıkılmadan önce hem TRÜ hemde karşı kurum tarafından imzalanmış ve mühürlenmiş hali ofisimize teslim edilmelidir. Taranmış halinin çıktısı yeterlidir. Belge üzerinde en az 8 saat ders verildiği yazılı olmalıdır.

3) Ziraat Bankası Euro Hesabı: Gitmesi kesinleşen asil durumundaki öğretim üyelerinin kendilerine ödeme yapılabilmesi için Ziraat Bankası'ndan Euro hesabı açtırarak aşağıda yer alan Personel Hibe Sözleşmesi'ne hesap bilgilerini işlemeleri gerekmektedir.

4) Personel Hibe Sözleşmesi: Öğretim üyesi tarafından doldurularak imzalı şekilde faaliyet başlamadan önce ofisimize teslim edilmesi gerekmektedir. Islak imzalı orjinal kopyası gerekir. Hibe hesaplama yöntemi hakkında bilgi almak için tıklayınız. 

5) Personel Hareketlilik Başvuru Dilekçesi

Personellerin hareketlik öncesinde teslim etmesi gereken evraklardan birisi olan Rektörlük Makamı'ndan görevlendirme talep sürecini denetleyebilmek adına oluşturulmuştur. İlgili dilekçe ve Kabul Mektupları ile Rektörlük Makamından görevlendirme talep etmeden önce ilgili evrakın doldurularak koordinatörlüğümüze onaylatılması önemle rica olunur. 

6) Rektörlük Görevlendirme Yazısı: Herbir öğretim üyesinin faaliyet başlamadan önce görevlendirme işlemlerini başlatıp belgenin bir kopyasının ofisimize ulaşmasını sağlaması gerekmektedir.Taranmış halinin çıktısı veya fotokopisi yeterlidir.

7) Dil Sonuç Belgesi: YDS, TOEFL, IELTS veya başka bir dil sınavından alınmış sonuç belgesinin 1 kopyasının ofise teslim edilmesi Ulusal Ajans tarafından talep edilmektedir.Fotokopisi veya taranmış halinin çıktısı yeterlidir.
 
HATIRLATMA: %80 oranındaki ilk ödemenin zamanında yapılabilmesi için tüm belgelerin yurtdışına çıkıştan en az 15 gün önce ofisimize teslim edilmesi tavsiye edilmektedir.